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决定你企业效率的,是低效率部门!

2018-12-11 19:32| 发布者: Dusnon| 查看: 92| 评论: 0|原作者: 单仁|来自: 单仁行

摘要: 作为一家中小型企业,我们不可能像阿里巴巴这样的大公司,花足够大的代价去招聘重点学校的人才,提升整体的效率,我们要做就是,想方设法帮助普通的员工去提高效率。
转眼就到年底了,相信每家公司都会盘点,其中有一组数据我希望大家去盘点一下:今年全年人均产出比去年提高了多少?比如人均销售、人均产值、人均利润额等等。

为什么要盘点这组数据呢?这是一个企业整体效率高低很重要的一组数据。

前阵子就应邀去参观一家企业,老板很热情,带着我们一行人参观了他引以为傲的整个厂房,厂房管理确实很有条理、很整洁,其中有一条生产线还实现了机械人作业,投入使用半年了,直接把这条流水线的生产能力提高了30%。

一条流水线的生产能力提高了30%,那是不是意味着今年可以多交付30%的产品或者服务呢?但是后来听老板的语气,好像不是这么回事。

虽然投入成本大大提高了,买了机器,把这个环节的效率提高了,但是其他环节的效率没跟上,一样拖垮了整体效率,不仅如此,除了机器生产环节,其他环节都堆满了大量的货,导致企业最后的订单交付能力直线下降。

说到底,是效率的不平均阻碍了组织的整体效能。这问题有多严重?借用《快公司》里的一句话以及《哈佛商业评论》发表过的一个研究结果告诉你:

1.  一个公司会因为组织内部的阻力,生产力降低25%;

2.  每年,组织的阻力给美国造成的经济损失超过3万亿美元。

那么你会问:为什么会有组织阻力?怎么去消除组织阻力,提高企业效率呢?

目前很受推崇的一种方法是,应当聚集一批优秀人才,把企业里最关键的项目、最关键的岗位交给这批人去做,从根源上提高效率。

我在今年就宣布,在单仁资讯凡是进入整个行政管理体系的人员,必须是全日制本科毕业,不是全日制本科毕业的人员一律不得录用,哪怕是前台的文员也必须如此。

我告诉大家,基础岗位必须给集团储备未来的人才。

好多人都知道,阿里巴巴把曾经的前台童文红培养成了集团的高级副总裁,甚至做到了菜鸟物流的董事长。

但是可能大家并不知道,童文红是本科毕业于浙江大学,也就是阿里巴巴连前台都是重点本科大学毕业的。

好了,这是第一点。
  
第二点,要想去提升整个组织的效率,必须从观察现象深入到关注流程环节,找到“最短板”的部门。

打个比方,在一个项目里需要3个人配合完成,首先是能力强的A员工,很快就完成工作,交给了B员工去完成,结果原本2天就必须流转到C员工手上,却耽误了4天,导致最后C员工没有按规定时间完成任务。

在这个过程中,我们能清楚知道是B员工的效率太低,拖了后腿,直接把效率最低的B员工直接拎出来帮他提高效率,或者在这个岗位增加人手。

但事实上,今天我们身为老板,身为高层,十有八九看不出问题出在B员工身上,一来,很多领导高高在上,不深入基层,二来不可能人人管制得到。

所以我们看到的只会是,有些人加班加点赶工作,有些人却闲得没事做,有些人堆了不少货,有的人没工作做,在那闲逛。

大家不是偷懒,只是效率不同步,而效率最低的那个部门直接决定整个组织最终完成时间,其实说到底,这叫短板效应。

那么找到“短板”部门或者相关人员之后,是不是就是把人员替换掉呢?当然不是,要知道,即便替换成高效率部门,对比之下,还是会有最低效率的其他部门。

所以我们能做的,应该是帮助“最短板”的部门去提高效率。
 
接下来,我们要重新梳理整个工作流程,怎么做?给大家几点建议。

第一,要先看看这个环节的工作方法有没有优化的空间。

比如把这个环节堆积的工作先分出轻重缓急,按照紧急重要、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急的程度来决定先处理哪项工作。

第二,分析到达“最短板”环节前的工作,找出压根不需要通过“最短板”环节完成的工作。

举个例子,我之前接触过一家厂商,他们就在生产流水线最开始的环节以及效率最低的环节前,增加了质检环节,目的就是把不合格的产品直接截流下来,不流往“最短板”环节,以此减轻他们的压力。

要知道,很多企业最低级的失误,就是上一个流程里面不合格的产品直接流到了下一个环节,最后产品还是不合格,浪费了其他环节得时间和整体效率。
 
第三,要根据目标去合理分配每个环节的工作时间,而不是平均分配时间。

因为“最短板”环节的工作质量决定了最终的工作质量,所以需要的时间是最长的。

但这样做并不意味着我们要把时间都挪出来给这个环节,而是要重新梳理整个环节的工作方法,帮助完成整个环节的部门以及员工去规划好工作,最好用任务“填满”他的有效时间。
 
管理企业这么多年,小团队我也带过,大团队也领导过,我就发现一个有趣的现象:很多员工早上都表现得很悠闲,但到了下午却忙得起飞。

为什么?打个比方,如果今天这个员工要完成三项工作,但他自制力不强,时间分配也不均匀,那一大早来他一定不会马上快速进入工作状态,而是先刷下新闻聊下天吧。悠闲悠闲地度过一上午,下午再开始工作,这时候工作时间不多了,任务又摆在眼前,只能拼命赶,最后很有可能还做不完工作,即使做完了品质也达不到要求。

所以我们会发现,其实很多员工不是效率不高,而是他们压根就不会利用好自己的时间。作为领导最主要的工作就是,帮助这群低效率的员工学会提前安排自己的工作,一点点把重要得工作往前面去排,把自己得时间“填满”。

短板,是一家企业最基层显而易见的工作,但高层决策者却很难看到,看到却很容易被忽视。

作为一家中小型企业,我们不可能像阿里巴巴这样的大公司,花足够大的代价去招聘重点学校的人才,提升整体的效率,我们要做就是,想方设法帮助普通的员工去提高效率。

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